در دنیای امروز، تغییرات لحظه‌ای بسیار مهم هستند و هدف هر کسب و کار، دستیابی به سود پایدار است. بدون توجه به اینکه یک کسب و کار تازه تأسیس شده است یا تاریخچه‌ای طولانی دارد، تحت هر شرایط، باید به دنبال اقدامات مؤثر و موثر در جهت بهبود و تحول کسب و کار باشد. در این مقاله، به بررسی ۷ تکنیک اساسی برای تحول کسب و کار می‌پردازیم.
تحول کسب و کار چیست؟
تحول کسب و کار به وضعیتی اشاره دارد که یک سازمان نیاز به تغییر در عملکردهای مختلف خود دارد، از جمله اقدامات مربوط به منابع انسانی، فرآیندها، و فناوری. این تغییرات ممکن است ناشی از تغییرات خارجی مانند تغییرات در بازار باشند یا به علت تغییرات داخلی ایجاد شوند، مثلاً بهبود مناسبی در خط تولید. هدف از تحول کسب و کار، افزایش کارایی، تقویت رقابت‌پذیری، و دستیابی به مزایای رقابتی پایدارتر است.
تکنیک‌های تحول در کسب و کار
اگرچه تحول کسب و کار معمولاً با معرفی فناوری‌های جدید و دیجیتال در ارتباط است، اما نیازمند انجام کارهایی بیشتر از جایگزینی سیستم‌های قدیمی با سیستم‌های خودکار نیز هستیم. در واقع، تحول کسب و کار نیاز به تکنیک‌های متنوعی دارد که در ۷ دسته زیر توضیح داده می‌شوند:
۱- تحول سازمانی در کسب و کار
تغییر کسب و کار معمولاً با بازطراحی ساختار و عملکردهای مختلف آن آغاز می‌شود. این فرآیند اغلب توسط مدیریت سازمان رهبری می‌شود، اما تمرکز اصلی باید روی مشارکت کارکنان باشد. در این شرایط، تحول سازمانی وقتی به واقعیت پیوسته می‌شود که کارکنان با نوآوری‌ها و فرآیندهای کاری جدید همگام شوند.
۲- تحول مدیریت در کسب و کار
نسل‌های جدید، ساختارهای سلسله مراتبی و روابط درونی در کسب و کار را مجدداً تعریف کرده‌اند. سیستم‌های غیرانعطاف و واسطه‌های زیاد، رشد را محدود کرده و در این شرایط، توسعه استعدادها دشوار می‌شود. بنابراین، تحول در مدیریت کسب و کار باید به راحتی با تغییرات آتی سازگار شود.
۳- تحول فرهنگی در کسب و کار
تحول فرهنگی معمولاً یکی از چالش‌برانگیزترین انواع تحول در سازمان‌های با تاریخ دیرینه محسوب می‌شود. زیرا این تغییر باید در ذهنیت فردی و جمعی اعضای سازمان جا بیافتد. اجرای یک فرهنگ سازمانی جدید پس از ایجاد تحول در مدیریت و تدوین چشم‌انداز ممکن است رخ دهد.
۴- تحول دیجیتال در کسب و کار
تحولات فناوری، نیاز به تحول دیجیتال را در کسب و کارهای مختلف ایجاد می‌کنند. در این راستا، یکی از مهم‌ترین کارکردهای تحول دیجیتال در کسب و کار این است که با استفاده از فناوری، به کسب و کارها کمک می‌شود تا تجربه مشتریان را در استفاده از یک محصول یا خدمت بهبود دهند یا خدمات با کیفیت‌تری ارائه دهند.
۵- تحول سیستم‌های اطلاعاتی در کسب و کار
وقتی یک کسب‌وکار قصد تحول دارد، تحول در سیستم‌های اطلاعاتی در مرکز این تحول قرار دارد و شامل فناوری‌ها، فرآیندها و کارکنان می‌شود. همچنین، ادغام فناوری‌های جدید به این معنا است که حجم زیادی داده وجود دارد که می‌تواند بین دپارتمان‌های مختلف کسب‌وکار تجزیه و تحلیل و به اشتراک گذاشته شود.
۶- تحول فرآیندهای کسب‌وکار
تشخیص اینکه کدام یک از فرآیندهای کسب‌وکار قابل بهبود است، یک مرحله مهم در راستای دستیابی به بهره‌وری بیشتر است. نکته اساسی این است که گزینه‌های مختلفی را در نظر گرفته و از منابع بهینه‌تری استفاده شود. سیستم‌سازی فرآیندها با استفاده از ابزارهای دیجیتال، بهبود زمان کاری کارکنان را فراهم می‌کند و به سازمان کمک می‌کند تا بر روی فرآیندهای اصلی کسب‌وکار تمرکز کند.
سوالاتی که مدیر کسب و کار باید به آنها پاسخ دهد
برای اینکه یک کسب و کار بتواند گام‌های موثری در راستای تغییر و تحول در کسب و کار بردارد، باید بتواند مسائل مختلفی را در سازمان حل و فصل کند. در این راستا یکی از اقدامات مناسبی که مدیر کسب و کار می‌تواند انجام دهد این است که به درستی به سوالات زیر پاسخ دهد:
هدف چیست و باید در چه مسیری حرکت کرد؟
چه برنامه‌هایی در راستای رسیدن به اهداف لازم است؟
چگونه از بهترین سرمایه‌های انسانی می‌توان استفاده کرد؟
برای رسیدن به اهداف ،چه فرآیندهایی باید وجود داشته باشند؟
با چه ابزارهایی می‌توان عملکرد کسب و کار را ارزیابی کرد و اطمینان پیدا کرد که سازمان، در مسیر رسیدن به اهداف قرار دارد و منحرف نمی‌شود؟
با پاسخ دقیق و واقع‌بینانه به هرکدام از سوالات فوق و اقدامات موثر، می‌توان انتظار داشت یک کسب و کار ظرف مدت مشخصی بتواند در فضای رقابتی کسب و کار، نه تنها سهم بازار و درآمد خود را افزایش دهد بلکه به رشد پایدار نیز دست پیدا کند.
با فرض اینکه مدیر کسب و کار عمیقاً به دنبال تغییرات مثبت در کسب و کار است، در بسیاری از مواقع، مساله اصلی این است که او نمی‌داند از کجا باید شروع کند. در این مطلب، دقیقاً به همین پرسش پاسخ خواهیم داد که تحول در کسب و کار را اساساً از کجا باید شروع کرد؟
مدیریت کسب و کار هوشمند تحول‌گرا؛ راهکار حل مشکلات کسب‌وکار
– برنامه‌ریزی استراتژیک در تحول کسب و کار
هر فرد در زندگی دارای آرمان‌ها و اهدافی است که برای دستیابی به آنها باید برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهد تا با انگیزه و هدفمندی به اهدافش برسد. اهداف و آرمان‌ها به عنوان موتوری برای حرکت به جلو عمل می‌کنند. کسب و کار نیز مستثنی از این قاعده نیست و برای پیشرفت و توسعه، نیاز به برنامه‌ریزی دارد. در غیر این صورت، کسب و کار به سمت مسیر نامعلومی هدایت خواهد شد و منابع و زمان بی‌فایده‌ای هدر خواهد رفت.
در مرحله اول از راهکار جامع تحول سازمانی SSM، هدف اصلی ما این است که اهداف و آرمان‌های بنیان‌گذاران کسب و کار را به صورت روشن و واضح معرفی کنیم و سپس به این پرداخته شود که کسب و کار برای دستیابی به اهداف و آرمان‌های خود چه مسیری را باید پیش بگیرد و چه اقداماتی را باید انجام دهد. باید مشخص شود که هر یک از واحدها و دپارتمان‌های کسب و کار چه نقش‌ها، اقدامات و برنامه‌هایی را در جهت دستیابی به اهداف کلی سازمان انجام دهند.
به عنوان مثال، باید دقیقاً تعیین شود که سازمان در زمینه‌های بازاریابی، فروش، تولید، خرید و تدارکات، مالی و حسابداری، منابع انسانی و … چه اقدامات و برنامه‌هایی را برای دستیابی به اهداف خود باید انجام دهد.
در عین حال، نباید فراموش کنیم که کسب و کار ممکن است با مشکلات مختلفی روبه‌رو شود. مشکلاتی از قبیل:
کسب و کار نمی‌تواند سفارشات مشتریان را به موقع تحویل دهد.
تعامل کافی و بهینه بین کسب و کار و کارکنان وجود ندارد و کارکنان از کارایی پایینی برخوردارند.
کسب و کار به دلایل مختلفی مانند تحریم‌ها نمی‌تواند به مواد اولیه برای تولید محصولات دسترسی داشته باشد.
خدمات پس از فروش و ارتباط موثر با مشتریان وجود ندارد.
در فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک، علاوه بر در نظر گرفتن اهداف و تعیین گام‌های ضروری برای دستیابی به اهداف کسب و کار، نباید فراموش کنیم که استراتژی کسب و کار باید با توجه به مسائل داخلی و خارجی سازمان طراحی شود.
۲- برنامه‌ریزی استراتژیک بازاریابی و فروش
همانطور که در مرحله برنامه‌ریزی استراتژیک کسب و کار ذکر شد، سازمان باید در بخش‌های مختلف مانند بازاریابی و فروش، تولید، مالی، منابع انسانی و … استراتژی‌ها، برنامه‌ها و اقدامات خود را هماهنگ کند تا با اهداف کلی سازمان تطابق داشته باشد. اما بخش بازاریابی و فروش از جمله مهم‌ترین بخش‌هایی است که درآمد و موفقیت کسب و کار به آن وابسته است.
برنامه‌ریزی استراتژیک بازاریابی و فروش، ایجاد یک مسیر منطقی و دقیق برای معرفی کسب و کار و محصولات به مشتریان و جامعه مشتریان را تعریف می‌کند. همچنین نشان می‌دهد که محصولات و خدمات چگونه و از طریق چه کانال‌هایی به مشتریان عرضه می‌شوند.
در ابتدا، باید بازار و مشتریان هدف کسب و کار مورد بررسی قرار گیرند تا نیازها و انتظارات مشتریان به خوبی شناخته شود. همچنین تجربه‌ها و بازخوردهای مشتریان قبلی با کسب و کار بررسی شوند تا در طراحی یک برنامه بازاریابی و فروش موفق به کسب و کار کمک کنند.
۳- تغییر و تحول در کسب و کار با تجدیدنظر در فرآیندها و عملیات به شیوه نوین
در بخش قبلی ذکر شد که باید مسیر و هدف کسب و کار به دقت مشخص شود و برای دستیابی به اهداف، برنامه‌ها و اقداماتی اجرا شود. بسیاری از این برنامه‌ها و اقدامات نیاز به انجام عملیات روتین دارند که باید به بهترین شکل ممکن انجام شوند. اما فرض کنید که این عملیات‌ها و فرآیندها به طور منظم و سازمان‌یافته‌ای انجام نشوند. در این صورت چه اتفاقی خواهد افتاد؟
نتیجه این خواهد بود که هر بار کارها به شکل تصادفی، گمراه‌کننده، زمان‌بر و ناکارآمدی انجام می‌شوند و مدیر کسب و کار مجبور است تمام وقت خود را برای پیگیری و حل مسائل روزمره صرف کند، که در نهایت به ضایع کردن زمان و انرژی منجر خواهد شد.
راه حل برای رفع این چالش در سازمان، سیستم‌سازی است. سیستم‌سازی به معنای طراحی مطالعات و فرآیندهای کسب و کار به صورت منطقی و ایجاد ارتباطات موثر و منسجم میان آنها است، به نحوی که بدون نیاز به حضور مدیر، عملیات به صورت خودکار و بهینه انجام شود تا در نهایت اهداف سازمان تحقق یابد.
“با سیستم‌سازی، کسب و کار شما به یک ماشین قوی، منظم و سودآور تبدیل می‌شود.”
سیستماتیک بودن کسب و کار به چه نشانه‌هایی معتبر است؟
کسب و کارهایی که دارای نشانه‌های زیر هستند، با نقص‌های جدی در سیستم و فرآیندهای خود روبرو هستند:
کارکنان، با تمام ظرفیت وارد کار می‌شوند، اما به دلیل انجام کارهای غیرمرتبط، بهره‌وری پایینی دارند.
انجام برخی از کارها به دلیل فراموشی کارکنان، از دست می‌رود.
وقتی یکی از اعضای تیم مرخصی می‌گیرد یا سازمان را ترک می‌کند، کل عملیات با مشکلات جدی مواجه می‌شود.
خطاها و دوباره‌کاری‌های مکرر در انجام کارها وجود دارد.
گردش کارها بین واحدهای سازمان به صورت معمولی و اتوماتیک انجام نمی‌شود و نیاز به پیگیری مداوم دارد.
مدیر کسب و کار درگیر مسائل روزمره سازمان به گونه‌ای است که ناتوان در انجام وظایف مدیریتی دیگر می‌شود.
دو نکته مهم در سیستم‌سازی کسب و کار:
فرآیندهای کسب و کار باید به نحوی طراحی شوند که در نهایت هدف نهایی سازمان را پشتیبانی کنند.
ارتباطات بین فرآیندها و دپارتمان‌ها باید به گونه‌ای ایجاد شود که هیچ انقطاع غیرمنتظره‌ای در اجرای کار پیش نیاید و عملیات به صورت اتوماتیک، شفاف و کارآمد انجام شود.
فرق مهم راهکار جامع تحول سازمانی SSM با رویکردهای مشابه به این ترتیب است که در این راهکار، سیستم‌سازی با رویکرد ناب (Lean Production) انجام می‌شود. به سادگی، کسب و کار ناب مانند یک بدن ورزیده و چابک است، دارای عضلات قوی بدون چربی.
رویکرد ناب به معنای به حداکثر رساندن بهره‌وری و به حداقل رساندن اتلاف، مشکلات و گلوگاه‌ها در سازمان است.
| بیشتر بخوانید : اهمیت طراحی سایت در کسب و کار |
۴- تحول در کسب و کار با بازطراحی سازمانی
در بخش سابق، آمده است که تمام کارها و فعالیت‌های ضروری بخش‌های مختلف سازمان باید در یک انسجام و ارتباط یکپارچه و منظم با یکدیگر انجام شود تا تمامی کارها به درستی تعیین شوند. اما در اینجا یک سوال مهم پیش می‌آید و آن سوال این است که: چگونه این کارها در سازمان انجام می‌شود؟
بدون شک، کارها توسط کارکنان و بر اساس اهداف و ماموریت‌هایی که دارند، انجام می‌شوند. اما در این میان، برای بهبود انجام کارها و عملکرد بهتر کسب و کار، باید دو موضوع مهم مورد توجه قرار گیرد:
در مرحله اول، کارهای مورد نیاز در یک کسب و کار باید به تعدادی کار تخصصی تقسیم شوند. سپس هر کارکنانی باید وظیفه‌ها و مسئولیت‌های تخصصی را برعهده گیرند و نقش آنها در سازمان مشخص شود. این مرحله مهم است زیرا به کسب و کار کمک می‌کند تا بفهمد کدام بخش‌های مانند بازاریابی و فروش، بازرگانی، اداری، منابع انسانی و غیره ضروری هستند.
در مرحله دوم، باید سلسله مراتب راهبری و مدیریت میان افراد مشخص شود. به عنوان مثال، یک نفر می‌تواند نقش رهبری کل سازمان را داشته باشد، برخی افراد ممکن است مدیریت تخصصی بخش‌های خاصی را بر عهده بگیرند و دیگران وظیفه انجام کارهای تخصصی را به عهده داشته باشند. این مرحله به تعیین ساختار سازمانی یا حاکمیت سازمانی معروف است و در سازمان‌ها به صورت چارت سازمانی نمایش داده می‌شود.
ویژگی‌های یک ساختار سازمانی خوب:
انعطاف‌پذیری و تسهیل فرآیندها و تفکر سیستمی
تعیین و تجلی‌کردن یک فرهنگ سازمانی مثبت و تقویت انگیزه کارکنان
تعیین بهترین ساختار حاکمیت سازمانی برای دستیابی به اهداف سازمان
| بیشتر بخوانید : بیزینس پلن چیست؟ |
۵- بهره‌گیری و توانمندسازی کارکنان کارآزموده
در بخش پیشین اشاره کردیم که در سازمان، کارها و عملیات با توجه به ساختار سازمانی و توسط افراد متفاوتی انجام می‌شوند. بنابراین در این مرحله، توسعه افراد و کارکنان سازمان، اهمیت بسیار زیادی پیدا می‌کند. از آنجایی که بسیاری از مدیران معتقدند که کلید موفقیت کسب‌وکارها در توسعه منابع انسانی آنها است، پس به‌خوبی باید برای شناسایی کارکنان شایسته و توسعه توانمندی‌ها و مهارت‌های آنها تلاش کرد.
“به زبان ساده می‌توان گفت حوزه مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها شامل: جذب و استخدام افراد شایسته، حفظ و نگهداری افراد شایسته، و توسعه و ارتقاء افراد شایسته می‌شود.”
ما در این مرحله از راهکار جامع تحول سازمانی SSM، در ابتدا به دنبال این هستیم که پس از تعیین مشاغل مورد نیاز سازمان، در ادامه بتوانیم شایستگی‌ها، وظایف و مسئولیت‌های مورد نیاز برای اشتغال در این مشاغل را مشخص کنیم.
در مرحله دوم، برای جذب و استخدام، حفظ و نگهداری، توسعه و ارتقاء افراد شایسته، با توجه به چالش‌ها و نیازهای سازمان، راهکارهای مناسب و دقیقی تعیین می‌کنیم و در مرحله سوم کمک می‌کنیم تا این راهکارها در سازمان، اجرا و جا‌افتاده شوند.
افراد شایسته، اگر به درستی و کارآمدی در سازمان جذب و مشغول به کار شوند و سازمان، انگیزه‌های موثری در آنها ایجاد کرده و به توسعه‌ی مداوم آنها توجه کند، می‌توانند به موتور حیاتی و پیشرفتی در دستیابی سازمان به اهداف خود تبدیل شوند.
۶ و ۷- مدیریت کسب و کار هوشمند و تحول‌گرا با استخراج شاخص‌های ارزیابی عملکرد و ایجاد داشبورد مدیریتی
قبل از اینکه به مراحل ۶ و ۷ راهکار جامع تحول سازمانی SSM بپردازیم، بهتر است بررسی کنیم که وظیفه اصلی یک مدیر چیست؟
وظیفه اساسی یک مدیر، تصمیم‌گیری درست و به موقع است؛ در حالیکه اغلب مدیران به جای تفکر و تصمیم‌گیری درست و به موقع، درگیر فعالیت‌های روزمره سازمان خود می‌شوند (معمولاً به عنوان آچارهای عمل معروفند). اما مدیر فقط زمانی می‌تواند تبدیل به یک تصمیم‌گیر واقعی شود که بتواند با بازخورد مناسب از کسب و کار خود اطلاعات لازم را به دست آورد و سپس بر اساس آن تصمیم‌های مناسبی بگیرد تا کسب و کار را بهبود دهد.
پس چه زمانی یک مدیر می‌تواند واقعاً یک تصمیم‌گیر باشد؟ بیایید سوال را اینگونه بیان کنیم: آیا می‌توانیم جوری مدیریت کنیم که نتوانیم اندازه‌گیری کنیم؟ بی‌شک خیر.
بنابراین زمانی یک مدیر می‌تواند تصمیم‌گیر واقعی باشد که عملکرد سازمان را اندازه‌گیری و ارزیابی کنیم.
اما از کدام نوع ارزیابی عملکرد باید استفاده کنیم؟ ارزیابی عملکردی که داده‌ها و اطلاعات درست و به موقع را به مدیر ارائه دهد. در این صورت، مدیر می‌تواند با داشتن داده‌ها و اطلاعات صحیح و به موقع از وضعیت کسب و کار خود با خبر شود و بر اساس آن تصمیم‌های مناسبی بگیرد.
دو سوال اصلی وجود دارد: ۱- چه چیزی باید ارزیابی کنیم؟ ۲- با چه رویکردی باید ارزیابی کنیم؟
به سوال دوم شروع می‌کنیم. در ابتدا باید توجه داشت که داشتن یک سیستم ارزیابی عملکرد ابتدایی و ساده، بهتر از نداشتن هیچ سیستم ارزیابی عملکردی است.
به عنوان مثال، انجام این کارها می‌تواند به کمک کسب و کار آید:
ارزیابی عملکرد به صورت گزارش شفاهی به مدیر
تهیه گزارشات کتبی برای مدیر
ارزیابی توسط مدیر در قالب مشاهدات در محیط کاری یا بازدید‌های دوره‌ای
اما واقعیت این است که به‌روزترین، موثرترین و دقیق‌ترین رویکرد برای ارزیابی عملکرد، ارزیابی عملکرد با استفاده از داشبورد مدیریتی است.
دلیل اصلی این موضوع این است که داشبورد مدیریتی با بهره‌گیری از هوش تجاری، تنها ابزاری است که اطلاعات و داده‌های صحیح را در زمان مناسب و به اشخاص مناسب (مدیران تصمیم‌گیر) جهت تصمیم‌گیری مناسب ارائه می‌دهد.
اما بیایید به سوال اول پاسخ دهیم: چه چیزی باید ارزیابی کنیم؟
خیلی از مدیران فکر می‌کنند که می‌توانند عملکرد سازمان را فقط از طریق ارزیابی عملکرد مالی و سودآوری سنجید. اما واقعیت این است که عملکرد مالی تنها یکی از شاخص‌ها و مؤلفه‌های اصلی ارزیابی عملکرد است و صرفاً وضعیت گذشته سازمان را نشان می‌دهد. یعنی سازمان با ارزیابی عملکرد مالی، با تاخیر حداقل ۶ ماهه و یکساله، وضعیت کسب و کار خود را متوجه می‌شود.
یا برخی از مدیران فکر می‌کنند که با سنجش رضایت یا تجربه مشتری می‌توانند عملکرد سازمان را سنجید. اما نتایج این نوع ارزیابی، وضعیت گذشته سازمان را نمایان می‌کند و تأخیر در دریافت بازخورد از مشتریان دارد. به طور کلی، تنها راهکاری که به مدیران امکان می‌دهد عملکرد سازمان را به صورت لحظه‌ای رصد کنند و در صورت انحراف از اهداف اصلاحات لازم را اعمال کنند، پایش عملیات مختلف سازمان در تمام واحدهای کسب و کار است. برای انجام این کار، بهترین ابزار استفاده از هوش تجاری و ایجاد داشبورد مدیریتی است.
خلاصه:
کسب و کارهایی که می‌خواهند تغییرات را دریافت کنند، به رشد علاقه دارند و با توجه به نیازهای خود به تغییر، به سوی تحولات مختلف در سازمان‌های خود متوجه می‌شوند، از جمله تحولات دیجیتال و تحولات فرهنگی در محیط کار. در این فرآیند، بسیاری از کسب و کارها که این نوع تفکر را دارند، نمی‌دانند از کجا و چگونه باید شروع کنند.
در ابتدا، تعریف تحول در کسب و کار و تکنیک‌های آن را بررسی کردیم و همچنین به چالش‌ها و مشکلاتی که مدیران ایرانی در این زمینه روبه‌رو هستند، اشاره کردیم. همچنین بیان کردیم که مدیرانی که قصد بهبود و حل مشکلات کسب و کارهایشان را دارند، باید بر تمرکز چهار حوزه اصلی در کسب و کار، یعنی اهداف و استراتژی، سیستم‌ها، کارکنان ماهر، و ارزیابی عملکرد تاکید کنند. سپس با شرح این چهار حوزه اصلی و تقسیم‌بندی آنها به ۷ مرحله مهم، به راهکار جامع مدیریت کسب و کار هوشمند و تحول‌گرا یا SSM اشاره کردیم که می‌تواند به عنوان یک راهکار جامع، کسب‌وکارها را بهبود و تغییر دهد.
با امید آن که مدیران کسب وکارهای ایرانی نه تنها برای بقا در بازارهای رقابتی تلاش کنند بلکه با اقدامات معقولانه و منطقی، شرایط رشد پایدار کسب‌وکارهای خود را فراهم کنند.
